Privacyverklaring Dossierwacht

Versie 1.1 · geldig vanaf 27 september 2026

Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken als u onze websites bezoekt, de gratis WTTA-scan doet of klant bent van Dossierwacht, waarom we dat doen en welke rechten u heeft. Ze geldt voor wttaklaar.nl en dossierwacht.nl.

1. Wie verantwoordelijk is

Dossierwacht is de verwerkingsverantwoordelijke. Wij zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 86250531 en gevestigd aan de Sintludgerusstraat 2, 3553 CR Utrecht. Vragen over privacy stuurt u naar info@dossierwacht.nl.

2. Als u de gratis WTTA-scan doet

Welke gegevens. Uw antwoorden op de scanvragen, uw naam, de naam van uw bureau, uw e-mailadres en uw telefoonnummer. Daarnaast het tijdstip van de inzending. Uw IP-adres houden wij alleen kortstondig in het werkgeheugen van de server om herhaalde inzendingen te remmen; wij slaan het niet op.

Waarvoor. Om u de uitslag en de volledige analyse per e-mail te sturen, en om daarna contact met u op te nemen om die analyse met u door te nemen en u ons aanbod te doen. Dat contact is de reden dat we uw telefoonnummer vragen.

Op welke grond. Het sturen van de uitslag is de dienst waar u om vraagt. Het opvolgen doen we op grond van ons gerechtvaardigd belang: u heeft als bedrijf interesse getoond in een oplossing voor de Wtta, en wij bieden die aan. Wilt u dat contact niet, dan stuurt u één e-mail naar info@dossierwacht.nl of antwoordt u op onze mail met "geen mail". Wij stoppen dan direct.

Hoe lang. Wij bewaren uw scangegevens twaalf maanden na het laatste contact. Wordt u klant, dan bewaren wij ze zolang het abonnement loopt.

2a. Als u een demo aanvraagt

Welke gegevens. Uw naam, de naam van uw bureau, uw e-mailadres en uw telefoonnummer. Als u ze invult ook het aantal uitzendkrachten van uw bureau en het pakket waar u aan denkt. Daarnaast het tijdstip van de aanvraag. Uw IP-adres houden wij alleen kortstondig in het werkgeheugen van de server om herhaalde aanvragen te remmen; wij slaan het niet op.

Waarvoor. Om contact met u op te nemen, samen een moment voor de demo te plannen en u daarna ons aanbod te doen. Daarom is uw telefoonnummer verplicht: wij bellen u binnen één werkdag.

Op welke grond. Ons gerechtvaardigd belang: u vraagt als bedrijf zelf om een demo, en wij willen u die kunnen geven. Wilt u geen contact meer, dan stuurt u één e-mail naar info@dossierwacht.nl. Wij stoppen dan direct.

Hoe lang. Wij bewaren uw aanvraag twaalf maanden na het laatste contact. Wordt u klant, dan bewaren wij de gegevens zolang het abonnement loopt.

Wie ze ziet. Uw aanvraag wordt opgeslagen in onze database bij Supabase, in de Europese Unie. Wij krijgen er een e-mail over, verstuurd via Resend, en een korte melding via Telegram met alleen de naam van uw bureau en het pakket waar u aan denkt. Meer over deze partijen staat in paragraaf 5.

3. Als u klant bent

Welke gegevens. De naam en het e-mailadres van iedereen die toegang heeft tot het dossier van uw bureau, de bedrijfsgegevens van uw bureau, uw facturen, en een logboek van handelingen in de omgeving (wie heeft wanneer wat toegevoegd of gewijzigd).

Waarvoor. Om u te laten inloggen, de dienst te leveren, u te factureren, u te helpen bij vragen, en om u te informeren over uw dossier en over wijzigingen in de dienst of in de regels waar het dossier op is gebaseerd.

Op welke grond. De uitvoering van de overeenkomst met uw bureau, en onze wettelijke plicht om facturen te bewaren.

Hoe lang. Accountgegevens en het logboek bewaren wij tot dertig dagen na het einde van het abonnement. Facturen bewaren wij zeven jaar, omdat de Belastingdienst dat eist.

4. De gegevens in uw dossier

In Dossierwacht zet u documenten en gegevens over uw uitzendkrachten, uw inleners en uw eigen medewerkers, zoals identiteitsgegevens, contracten, loonstroken en urenregistraties. Voor die gegevens bent u zelf de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker: wij bewaren en tonen ze alleen in uw opdracht en gebruiken ze nooit voor eigen doelen. De afspraken daarover staan in onze verwerkersovereenkomst, die onderdeel is van onze algemene voorwaarden.

Als u vragen heeft over gegevens die een bureau over u heeft opgeslagen in Dossierwacht, neem dan contact op met dat bureau.

5. Wie uw gegevens nog meer ziet

Wij delen persoonsgegevens alleen met partijen die wij nodig hebben om de dienst te leveren:

• Supabase bewaart onze database, de geüploade bestanden en de inloggegevens. De servers staan in de Europese Unie.
• Vercel host onze websites en de applicatie.
• Resend verstuurt onze e-mails, zoals de uitslag van de scan, de inloglink en facturen.
• Mollie verwerkt online betalingen als u daarvoor kiest, en ontvangt daarvoor de naam van uw bureau, uw e-mailadres en uw rekeningnummer.

Mollie is een Nederlands bedrijf. Vercel en Resend zijn Amerikaanse bedrijven; voor zover zij gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, gebeurt dat op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Een nieuwe inzending van de scan of een nieuwe demo-aanvraag geeft intern een korte melding aan ons team via Telegram. Die melding bevat alleen de naam van het bureau en de uitslag of het gekozen pakket; geen naam van een persoon, geen e-mailadres en geen telefoonnummer.

Wij verkopen geen gegevens en delen ze niet met adverteerders. Wij geven gegevens alleen aan een overheidsinstantie als de wet ons daartoe verplicht.

6. Cookies

Onze websites gebruiken alleen cookies die nodig zijn om te werken: een sessiecookie als u bent ingelogd. Uw voorkeur voor lichte of donkere weergave bewaart uw browser lokaal; die informatie verlaat uw apparaat niet. Wij gebruiken geen analysecookies, geen advertentiecookies en geen trackers van derden. Daarom vragen wij ook geen toestemming voor cookies.

7. Beveiliging

Alle verbindingen met onze websites zijn versleuteld. De gegevens van elk bureau zijn op databaseniveau afgeschermd van andere bureaus. Inloggen gaat via een eenmalige link per e-mail, zonder wachtwoord dat gestolen kan worden. Alleen de oprichters van Dossierwacht hebben beheertoegang, en alleen om u te helpen. Van elke handeling in de omgeving houden wij bij wie hem heeft gedaan.

8. Uw rechten

U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, om de verwerking te laten beperken, om bezwaar te maken tegen het gebruik voor opvolging, en om uw gegevens in een leesbaar bestand te ontvangen. Stuur uw verzoek naar info@dossierwacht.nl. Wij reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat u het bent, kunnen wij u vragen uw verzoek te bevestigen vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als wij een nieuwe dienst toevoegen of een andere leverancier kiezen. De datum bovenaan laat zien wanneer de tekst voor het laatst is gewijzigd. Bij een belangrijke wijziging informeren wij klanten per e-mail.